PENDATAAN SIMPEG PNS KABUPATEN SUBANG (TUTORIAL E-ARSIP)

Fosdi Purwadadi : Bak gayung bersambut pekerjaan operator dan admin sekolah tidak ada habisnya, selesai pekerjaan satu – datang lagi pekerjaan yang lain. Baru saja kita disibukan dengan pendataan peserta ujian siswa tahun 2016 ini, pekerjaan lanjutan yang siap menanti adalah pendataan SIMPEG bagi PNS Kab. Subang.

Pendataan SIMPEG sebenarnya sudah kita lakukan ditahun sebelumnya, dan untuk tahun sekarang tidak ada bedanya. Data yang sudah kita input tahun lalu juga tidak hilang di database BKD Subang. Tugas kita adalah menambahkan data baru, mengecek, dan memperbaiki data yang sudah ada.

Hal yang baru dalam pendataan SIMPEG tahun ini adalah E-Arsip, yang harus dilakukan PNS untuk memberkaskan data-data cetak yang dimiliki dalam bentuk digital. Berkas yang dimiliki oleh para PNS dalam bentuk cetak (Lembaran SK / Dokumen) harus diberkaskan secara digital dan dimasukan ke dalam database BKD Subang melalui SIMPEG secara online. Pemberkasan digital ini dilakukan dengan cara “Menscan” dan “Mengupload” berkas-berkas tersebut ke dalam aplikasi SIMPEG online.

Lalu dokumen apa saja yang harus discan? Berikut ini adalah list daftar dokumen yang perlu juragan persiapkan untuk pendataan tersebut:

1. KTP (Suami/Istri)

2. Akte Kelahiran (Suami + Istri + Anak (yg masuk daftar gaji))

3. Surat Nikah

4. Kartu Keluarga (KK)

5. Kartu Pegawai (KarPeg)

6. Kartu NUPTK

7. Kartu NRG

8. Kartu NPWP

9. Kartu ASKES / BPJS (Suami + Istri + Anak (yg masuk daftar gaji))

11. KARIS / KARSU

12. Sertifikat Pendidik (yang sudah Sertifikasi)

13. Sertifikat Pra Jabatan

14. Sertifikat Diklat Fungsional (yang pernah diikuti)

15.Ijazah Pendidikan (jenjang SD sampai pendidikan terakhir)

16. SK Pangkat / Golongan dari awal sampai akhir

17. SK Kenaikan Gaji Berkala dari awal sampai akhir

18. SK Kepala Sekolah (bagi Kepsek)

Catatan : Jika ada perubahan daftar berkas dari yang ditulis diatas, posting ini akan di update

Berkas tersebut tidaklah sedikit, maka dari itu juragan harus mempersiapkan nya sedikit-demi sedikit mulai dari sekarang sambil menunggu instruksi dari pihak yang berwenang.

Sedikit disini Hamdan jelaskan tutorial Aplikasi SIMPEG online dan tata cara pemberkasan digitalnya.

1. Buka http://simpeg.subang.go.id/

2. setelah masuk halaman login silahkan masukan username dan password PNS. Sebagaimana tertulis di halaman login tersebut Semua PNS Kabupaten Subang sudah menjadi user SIMPEG, username=nip dan password=123456.  Password 123456 berlaku bagi user baru, user yang pernah mendaftar tetap menggunakan password lama. Jadi masukan saja NIP sebagai User dan 123456 sebagai passwordnya.

3. Setelah Login akan ada peringatan bahwa Password masih default (123456), untuk menghindari penyalahgunaan akun silahkan ganti password PNS anda. Dengan klik tulisan “Ubah Password” dalam peringatan tersebut.

4. akan muncul jendela penggantian password, silahkan masukan password lama, dan masukan password baru lalu ulangi password barunya lalu klik “Update”

5. Setelah password diamankan silahkan agan periksa kelengkapan data PNS sesuai menu yang tertera di Tab sebelah kiri, jika ada yang perlu ditambahkan silahkan isi form yang tersedia lalu klik simpan. Jika ada yang ingin agan edit datanya, silahkan pilih data yang tertera pada tabel yang ingin di edit lalu klik “Gambar Pinsil” di samping kiri daftar isian. Jangan lupa klik “simpan” setelah melakukan perubahan.

6. Lanjut ke pengisian E-Arsip, setelah mempersiapkan hasil scan dari berkas yang sudah ada. Silahkan klik drop down menu “Nama Arsip” dan pilih jenis dokumen yang akan juragan upload, misalnya KTP, SK Kepangkatan dll. Kemudian klik Choose File, akan terbuka jendela windows untuk mencari file yang akan diupload. Silahkan cari dan klik file yang siap agan upload. Lalu Klik “Simpan”

Jika penyimpanan berhasil maka Arsip PNS akan masuk ke daftar arsip di tabel bagian bawah pada menu E-Arsip. Silahkan lengkapi semua berkas PNS selengkap-lengkapnya.

Untuk jenis file seperti apa yang harus diupload Hamdan pun belum ada konfirmasi pasti, tapi saya yakin file yang diupload adalah berekstensi PDF. Mengingat beberapa dokumen seperti SK PNS yang berkasnya tidak satu halaman, tapi 2 halaman bolak-balik, jadi akan repot jika file berekstensi JPEG (gambar) yang berarti satu SK bisa jadi 2 Gambar.  

Sekian dulu postingan yang di kutip dari www.hamdansufyansury.com kali ini, kalau ada yang ingin agan tanyakan / tambahkan silahkan komentar di bawah posting ini. Terima Kasih sudah mampir.